Organisateur

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À qui s’adresse cette partie ?

Cette partie s’adresse aux utilisateurs de la conférence Apizee qui souhaitent organiser et planifier une conférence.

Que vais-je trouver dans cette partie ?

      1. Comment puis-je accéder au menu conférences ?
      2. Je veux planifier une conférence, comment faire ?
      3. J’ai planifié une conférence, est-il possible d’en modifier les paramètres ?
      4. J’ai créé une conférence, comment puis-je la rejoindre pour la démarrer ?
      5. Je souhaite modifier mes médias, comment puis-je faire ?
      6. Je souhaite changer la langue des menus, est-ce possible ?
      7. Je suis le modérateur d’une conférence privée, comment puis-je faire entrer les participants ?
      8. Quelles sont les options dont je dispose en conférence ?
      9. Je souhaite partager mon écran pendant la conférence, comment faire ?
      10. Je souhaite partager ma vidéo, comment procéder ?
      11. Je souhaite prendre une photo du flux vidéo d’un participant, comment faire ?
      12. Comment quitter la conférence ?
      13. Comment puis-je accéder à l’historique et aux éléments échangés lors des conférences ?

Comment puis-je accéder au menu conférences ?

Dans le menu latéral gauche, je clique sur Conférences.

Menu conférences

 

J’arrive sur le Tableau de bord des conférences.

Tableau de bord des conférences

 

Je veux planifier une conférence, comment faire ?

1. Dans le menu latéral gauche, je clique sur Conférences.

Menu conférences

2. Sur le Tableau de bord des conférences, je clique sur Planifier une conférence.

Planifier une conférence

3. Je saisis ensuite les personnes que je souhaite inviter.

(À noter : mon nom apparaît automatiquement dans la liste des participants. Je vais ainsi recevoir l’email d’invitation comme mes invités)

 

J’ai plusieurs possibilités :

► J’écris le nom d’une personne qui est déjà enregistrée dans mes contacts sur cloud.apizee.com1. Son nom apparaît dans la liste déroulante. Je le sélectionne pour l’ajouter aux participants.

► Je saisis une adresse email valide. Je n’oublie pas de cliquer sur le + pour ajouter le nouveau participant.

► J’ouvre l’annuaire pour ajouter une personne enregistrée dans l’annuaire de mon entreprise. Je n’oublie pas de cliquer sur pour ajouter le nouveau participant.

4. Lorsque j’ai ajouté toutes les personnes que je souhaite inviter à ma conférence, je clique sur le bouton Suivant.

Suivant

5. Je choisis quand la conférence aura lieu. J’ai plusieurs options :

► Je souhaite démarrer la conférence dans 30 minutes, l’heure de la conférence est indiquée par défaut dans 30 minutes.

► Je souhaite planifier la conférence à une autre heure et/ou un autre jour. Je clique sur le bouton Crayon et je choisis la date et l’heure qui me conviennent sur le calendrier.

 

 

► Je souhaite que tous les participants reçoivent une notification de rappel avant le début de la conférence.

Dans le menu déroulant de rappel, je sélectionne le moment auquel je veux recevoir la notification de rappel.

6. A quoi correspondent les Options avancées ?

Planifier une conférence options avancées

► Je souhaite nommer la conférence

Dans le champ Nom, je peux inscrire un nom de conférence

 

► Je souhaite que tous les participants rejoignent la conférence sans passer par la salle d’attente.

Je choisis de passer la conférence du statut privé au statut public.

Conférence Privée Publique

A noter : lorsque la conférence est privée, tous les participants patientent en salle d’attente jusqu’à ce que le modérateur (l’organisateur) les accepte un par un.

 

► Je souhaite que certains participants puissent rejoindre la conférence sans passer par la salle d’attente

  • Je coche l’option Ajouter un code d’entrée à la conférence.
  • Je crée un code (uniquement des chiffres et des caractères présents sur le pavé numérique) ou je clique sur Générer pour obtenir un code.
  • Je note le code que je communiquerai aux participants de mon choix, pour leur permettre d’accéder à la conférence directement sans attendre d’être accepté par le modérateur (l’organisateur).

Code d'entrée dans la conférence

 

► Je souhaite que les micros ne soient pas activés lorsque les participants rejoignent la conférence

Je coche l’option désactiver le micro des participants lorsqu’ils rejoignent la conférence.

Lorsque les participants rejoindront la conférence, ils devront activer leur micro pour être entendus des autres participants.

 

7. Lorsque j’ai planifié l’heure et la date de ma conférence, je clique sur le bouton Suivant.

Suivant

 

8. Je choisis le Modèle d’invitation que je souhaite envoyer aux participants.

Dans la liste déroulante, je sélectionne le modèle et la langue qui me conviennent.

 

À noter : si le modèle n’est pas disponible dans la langue sélectionnée, un message d’erreur apparaît.

 

9. Pour voir le contenu des différents modèles d’invitation, je clique sur Voir l’aperçu.

Voir l'aperçu modèle d'invitation

Aperçu du modèle d'invitation par email

 

10. Après avoir choisi le modèle d’invitation que j’envoie aux participants, je clique sur le bouton Suivant.

Suivant

 

11. Je peux ajouter un message si je souhaite personnaliser l’invitation.

Attention, le tag {message} doit être présent dans le modèle d’invitation que j’ai choisi. Je peux cliquer sur Précédent pour vérifier que le tag est bien présent.

► Je peux choisir d’envoyer l’invitation plus tard, je coche alors l’option Ne pas envoyer l’invitation maintenant.

 

 

12. Lorsque j’ai terminé, je clique sur Finaliser

 

13. Je suis redirigé sur la vue d’édition de la conférence. Un message m’indique que la conférence a bien été planifiée et que les invitations ont été envoyées avec succès.

Je retrouve toutes les informations de ma conférence.

 

J’ai planifié une conférence, est-il possible d’en modifier les paramètres ?

Oui, je peux modifier certains paramètres en utilisant la vue d’édition de la conférence.

Sur le tableau de bord des conférences, je clique sur la conférence que je souhaite modifier.

Tableau de bord conférence 947

Sur la vue d’édition de la conférence, je peux modifier les paramètres d’accès à la conférence.

Edition de la conférence

Je souhaite laisser la conférence ouverte pour qu’elle n’ait pas d’heure de fin programmée

Je clique sur Ouvrir la conférence

 

Le jour et l’heure de début de la conférence sont maintenus mais l’heure de fin disparaît. Il sera toujours possible de rejoindre cette conférence, tant qu’elle ne sera pas archivée.

 

Je souhaite modifier le nom de la conférence

1. Dans le champ Nom, j’inscris le nom que je souhaite donner à la conférence.

 

2. Je clique sur Enregistrer pour sauvegarder mes changements.

Enregistrer

 

Je souhaite que tous les participants rejoignent la conférence sans passer par la salle d’attente.

1. Je choisis de passer la conférence du statut privé au statut public.

A noter : lorsque la conférence est privée, tous les participants patientent en salle d’attente jusqu’à ce que le modérateur (l’organisateur) les accepte un par un.

Conférence Privée Publique

 

2. Je clique sur Enregistrer pour sauvegarder mes changements.

Enregistrer

 

Je souhaite que certains participants puissent rejoindre la conférence sans passer par la salle d’attente

1. Je coche l’option Ajouter un code d’entrée à la conférence.

2. Je crée un code (uniquement des chiffres et des caractères présents sur le pavé numérique) ou je clique sur Générer pour obtenir un code.

 

Code d'entrée dans la conférence

 

3. Je note le code que je communiquerai aux participants de mon choix, pour leur permettre d’accéder à la conférence directement sans attendre d’être accepté par le modérateur (l’organisateur).

4. Je clique sur Enregistrer pour sauvegarder mes changements.

Enregistrer

 

Je souhaite que les micros ne soient pas activés lorsque les participants rejoignent la conférence

1. Je coche l’option désactiver le micro des participants lorsqu’ils rejoignent la conférence.

Lorsque les participants rejoindront la conférence, ils devront activer leur micro pour être entendus des autres participants.

2. Je clique sur Enregistrer pour sauvegarder mes changements.

Enregistrer

 

Je souhaite modifier la liste des participants

1. Dans le champs Participants je peux ajouter un participant en inscrivant une nouvelle adresse email en-dessous des adresses déjà inscrites.

Je respecte bien la règle d’une adresse email par ligne, pour que les participants reçoivent l’invitation.

2. Je peux supprimer un participant en effaçant son adresse email.

Nouveau participant conférence

3. Je clique sur Enregistrer pour sauvegarder mes changements.

Enregistrer

4. Si j’ai ajouté de nouveaux participants, je peux renvoyer l’invitation en cliquant sur le bouton Inviter à nouveau.

A noter : Tous les participants recevront à nouveau l’invitation

J’ai créé une conférence, comment puis-je la rejoindre pour la démarrer ?

La conférence est accessible par 2 moyens :

1. A partir de mon compte cloud.apizee.com1

► Par le Tableau de bord des conférences, en cliquant sur le bouton Rejoindre

Rejoindre la conférence tableau de bord des conférences

 

► Sur la vue d’édition de la conférence, je clique sur rejoindre la conférence

Rejoindre la conférence

 

J’accède à l’écran d’accueil de la conférence.

 

Pour que les participants puissent me voir, je choisis de participer à la conférence en vidéo en cliquant sur le bouton caméra

Bouton caméra vidéo

 

2. A partir de l’email que j’ai reçu, je clique sur le Lien de la conférence

Cliquez ici pour rejoindre la conférence Lien

 

Si je ne suis pas connecté au cloud.apizee.com1, je dois m’authentifier pour entrer en conférence.

Etant l’organisateur, je dois être authentifié comme utilisateur Apizee pour pouvoir accepter l’entrée des différents participants dans la conférence

Je clique sur Se connecter.

 

J’entre mon identifiant Apizee ainsi que mon mot de passe et je clique sur Se connecter.

Authentification par compte cloud

 

J’accède à l’écran d’accueil de la conférence.

 

Pour que les participants puissent me voir, je choisis de participer à la conférence en vidéo en cliquant sur le bouton caméra

Bouton caméra vidéo

 

Je souhaite modifier mes médias, comment puis-je faire ?

Comment accéder à la configuration?

  Je clique sur la roue crantée en haut à droite de la page Et la popup des paramètres s'ouvre.  

Comment puis-je sélectionner ma caméra?

Je déroule le menu "Ma caméra" afin de voir la liste des caméras disponibles. Je sélectionne celle que je souhaite utiliser Je visualise le flux de la nouvelle caméra directement  

Comment puis-je sélectionner mon micro?

Je déroule le menu "Mes micros" afin de voir la liste des micros disponibles. Je sélectionne celui que je souhaite utiliser. Si le micro est bien fonctionnel je visualise les indicateurs d'activité en vert.  

Comment puis-je sélectionner mes haut-parleurs (ou mon casque)?

Je déroule le menu "Mon haut-parleur/casque" afin de voir la liste des haut-parleurs disponibles. Je sélectionne celui que je souhaite utiliser. Je clique sur le bouton afin de vérifier que le haut-parleur sélectionné est bien pris en compte.  

Comment sauvegarder mes nouveaux réglages?

  Après toute modification de réglage il faut bien penser à cliquer sur le bouton "Mettre à jour"

Oui il est possible d’afficher les menus en français ou en anglais en utilisant les boutons FR/EN :

Langue FR EN

La langue d’affichage est personnelle, chaque participant peut changer la langue des menus.

 

Je suis le modérateur d’une conférence privée, comment puis-je faire entrer les participants ?

Je viens de rejoindre la conférence que j’ai créée.

Je suis encore seul dans la room de conférence.

 

1. Lorsqu’un nouveau participant arrive dans la room, il est placé immédiatement en salle d’attente avec le message : En attente d’être accepté par le modérateur.

 

De mon côté, je suis averti qu’un nouveau participant souhaite entrer dans la room par 3 indications :

► Une popup s’ouvre pour m’indiquer une Nouvelle demande pour participer

Nouvelle demande pour participer!

► Le bouton Conférence indique que la salle d’attente est occupée.

Nouvelle demande de participation Salle d'attente

► un son d’alerte persiste le temps que j’accepte la demande du nouveau participant

 

2. Je clique sur le bouton Conférence pour accéder à la Salle d’attente.

Salle d'attente occupée

 

3. J’ouvre la salle d’attente et je vois les participants qui attendent d’entrer dans la conférence.

Je clique sur le bouton Autoriser pour permettre au participant d’entrer dans la conférence.

 

Le nouveau participant est à présent entré dans la conférence.

Entrée en conférence 1 participant

 

La conférence a débuté, je souhaite inviter d’autres participants, est-ce possible?

 

Oui il est possible d’inviter de nouveaux participants au cours de la conférence.

Pour cela je me rends dans l’onglet Conférence. Je peux transmettre l’accès à la conférence de différentes façons  :

 Conférence Copier le lien Rejoindre par téléphone Partager Inviter Salle d'attente

  • je peux cliquer sur Copier le lien et l’envoyer par moi-même au nouveau participant
  • je peux permettre à un participant de rejoindre la conférence par téléphone. Pour cela je clique sur Rejoindre par téléphone.

Rejoindre par téléphone

Je peux transmettre le numéro et le code DTMF par moi-même, je peux aussi l’envoyer par email en cliquant sur Partager.

► Le participant qui souhaite rejoindre la conférence par téléphone doit composer le numéro de téléphone de la conférence puis entrer le code DTMF suivi de # (“pound key”)

 

  • En cliquant sur Partager/Inviter, je peux partager les détails de la conférence pour permettre à mes contacts de rejoindre la conférence à partir des réseaux sociaux. Pour cela je clique sur le bouton correspondant au réseau social sur lequel je souhaite publier le lien de la conférence. Je me connecte ensuite à mon compte Twitter, Facebook, Google ou Linkedin et je partage le lien de la conférence.

 Partager inviter

Je peux également envoyer une nouvelle invitation en renseignant la ou les adresse(s) email, en respectant bien la règle d’une adresse mail par ligne.

Je clique ensuite sur Envoyer l’invitation.

► Le nouveau participant recevra une invitation :

Email invitation à partir de la conférence

Quelles sont les options dont je dispose en conférence ?

À noter : En fonction de mes options d’entreprise, il se peut que je ne dispose pas de toutes les options présentées ci-dessous.

L’onglet Activités me donne accès à plusieurs éléments :

Conférence Activités

1. Tableau blanc

Activité Tableau blanc

Tableau blanc

 

À noter : lorsque j’ouvre le Tableau blanc, l’activité est partagée avec tous les participants. Ils me verront toutes mes actions relatives au tableau blanc et pourront y participer s’ils sont connecté à la conférence avec leur compte cloud.

Le tableau blanc me permet de dessiner en utilisant les commandes mises à ma disposition.

Commandes tableau blanc izeeconf 4

  • Le Mode main me permet de déplacer la feuille.
  • Le crayon me permet de dessiner à main levée.
  • Le bouton Formes me donne accès (de gauche à droite) à la gomme, au dessin de flèches, au dessin de cercles et de carrés et à l’ajout de texte :

 

Commandes tableau blanc izeeconf

 

  • Le bouton Couleur et taille de trait me permet de définir la couleur et l’épaisseur des traits que je trace.

Commandes tableau blanc izeeconf (2)

 

  • Le bouton Plus d’options me donne accès (de gauche à droite) : aux boutons Annuler et Rétablir les traits dessinés, au zoom et au dezoom, à un Nouveau tableau blanc (qui efface toutes les annotations qui ont été faites auparavant), à l’Enregistrement du tableau, et à l’ouverture d’une image (qui permet de charger une image que je souhaite partager en conférence).

 

Commandes tableau blanc izeeconf (3)

 

Lorsque je ne souhaite plus utiliser le tableau blanc, je clique sur Fermer le tableau blanc. Attention, je dois sauvegarder mes changements si je souhaite conserver le média.

Fermer le tableau blanc

 

 2. Partager le pointeur

Activité Partager le pointeur

En activant le partage du pointeur, je peux pointer sur la vidéo d’un ou plusieurs participants, ce qui me permet de mettre l’accent sur un élément lors d’une conférence diagnostic par exemple.

Pointeur

 

Lorsque je n’utilise plus le pointeur, je clique sur Arrêter le partage :

Arrêter le partage

 

3. Galerie d’image

Activité Galerie d'image

La galerie d’image regroupe toutes les images prises, enregistrées ou échangées lors de la conférence.

Galerie média

Si je clique sur un média, il s’ouvre dans le tableau blanc, je pourrai alors l’annoter.

Media ouvert sur tableau blanc

Pour savoir quelles sont les fonctionnalités du tableau blanc, je me reporte à la présentation du tableau blanc.

Je peux retrouver les médias sur le cloud en consultant l’instance de la conférence. Pour savoir comment y accéder, je consulte la partie Comment puis-je accéder à l’historique et aux éléments échangés lors des conférences ?

 

4. Enregistrer la conférence

Activité Enregistrer la conférence

L’enregistrement de la conférence me permet d’enregistrer les flux vidéos et audio des participants. Je pourrai ainsi revoir la conférence plus tard.

Lorsque je choisis d’enregistrer la conférence, une notification m’indique que l’enregistrement a démarré :

Cette conférence est maintenant enregistrée

 

Je peux à tout moment choisir d’arrêter l’enregistrement, en cliquant sur Arrêter l’enregistrement :

Arrêter l'enregistrement

 

Une notification m’indique alors que l’enregistrement est bien terminé :

L'enregistrement de la conférence est terminé

 

Je peux retrouver l’enregistrement de la conférence sur le cloud en consultant l’instance de la conférence. Pour savoir comment y accéder, je consulte la partie Comment puis-je accéder à l’historique et aux éléments échangés lors des conférences ?

 

5. Diffusion en direct

Activité Diffusion en direct

Si je possède un compte Youtube, je peux diffuser la conférence en direct, en cliquant sur Diffusion en direct.

J’entre ensuite le nom ou la clé du flux Youtube. Pour trouver la clé du flux, je me rends sur mon compte Youtube, dans Creator Studio. Dans le menu, je sélectionne Diffusion en direct. Dans l’onglet Informations générales, dans Configuration de l’encodeur, je copie le nom ou clé du flux.

Diffusion en direct Nom clé du flux Youtube

 

Je peux ensuite cliquer sur Démarrer la diffusion en direct.

Une notification m’indique que la diffusion en direct a débuté :

La diffusion en direct a débuté

 

Je peux à tout moment arrêter la diffusion en direct en cliquant à nouveau sur Diffusion en direct :

Diffusion en direct

 

Dans la popup qui s’ouvre, je clique ensuite sur Arrêter la diffusion en direct.

Arrêter la diffusion en direct

 

Une notification m’indique que la diffusion en direct est terminée :

La diffusion en direct a cessé

 

Je souhaite partager mon écran pendant la conférence, comment faire ?

 

Je clique sur le bouton Partage d’écran : 

Partage d'écran (2)

Lors de la première utilisation, il se peut que mon navigateur me demande d’installer l’extension Apizee Desktop Capture, je clique alors sur Ajouter l’extension :

Installer Apizee Desktop Capture

 

Suivant le navigateur que j’utilise, j’ai la possibilité de choisir de partager l’intégralité de mon écran, une fenêtre ou un onglet de mon navigateur. Je choisis ce que je souhaite partager et je clique sur Partager.

À noter : Chrome est le navigateur qui m’offre le plus de fonctionnalités de partage.

Partager votre écran

► Mon écran est alors partagé et les participants voient un nouveau flux vidéo :

Partage d'écran

 

Pour arrêter le partage d’écran, je clique sur Arrêter le partage

Je souhaite partager ma vidéo, comment procéder ?

Le partage de vidéo est disponible uniquement si je possède 2 sources vidéos. Je clique sur le bouton Partage de vidéo :

Partage de vidéo 1

Je choisis le flux vidéo que je souhaite partager puis je clique sur Partager :

Partage de vidéo

 

► Mon deuxième flux vidéo est alors partagé et vient s’ajouter aux flux des autres participants. Mon flux vidéo initial est toujours visible.

 

Je souhaite prendre une photo du flux vidéo d’un participant, comment faire ?

Je me place sur le flux vidéo sur lequel je souhaite prendre une photo (ou capture). Le flux peut être le mien. Je clique ensuite sur le bouton prise de vue :

Bouton prise de vue 

Le bouton devient rouge et une notification indique qu’une prise de vue est en cours :

Prise de vue en cours

Lorsque la photo est prise, une popup m’indique que le nouveau média est disponible :

Nouveau media disponible

Je peux alors l’ouvrir dans le tableau blanc pour l’annoter ou dans la galerie d’image.

Comment quitter la conférence ?

Pour quitter la conférence, je clique sur le bouton de déconnexion :

Quitter la conférence

Comment puis-je accéder à l’historique et aux éléments échangés lors des conférences ?

J’accède à l’historique de mes conférences à partir du Menu latéral gauche Conférences puis Mes conférences :

Mes conférences instances de conférences

Je vois alors l’historique de Mes instances de conférence.

Mes instances de conférences

Dans la colonne Action, je clique sur celle que je souhaite éditer :

Instance de la conférence

L’instance de la conférence reprend l’heure de début et de fin de la conférence (dans l’exemple, la conférence est toujours en cours), la durée et les participants. Les participants sont présentés avec le nom de leur entreprise s’ils ont rejoint la conférence en étant identifiés avec leur compte cloud Apizee.

 

Je retrouve les médias pris, téléchargés ou enregistrés lors de la conférence. Si j’ai enregistré la conférence, je retrouve l’enregistrement dans les médias

Dans les messages, je retrouve l’historique de la conversation échangée sur le chat lors de la conférence.

 

 

 

 

1. Custom domain

Note : cloud.apizee.com ou votre nom de domaine (url, adresse internet)

Il est possible que votre entreprise ou bien votre projet bénéficie d'un nom de domaine spécifique. Ainsi au lieu de saisir : cloud.apizee.com, vous pouvez taper par exemple : monentreprise.apizee.com ou monprojet.apizee.com ou bien encore cloud-sante.monentreprise.fr et obtenir le même service et ce potentiellement avec une personnalisation graphique ou fonctionnelle. C'est pour quoi il se peut que des différences existent entre votre produit et notre documentation.

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