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Guide utilisateur Izeeconf

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  • Vous êtes connecté à votre compte.
  1. Dans le menu de gauche, cliquez Conférence.
  2. Cliquez Nouveau.
  1. Si vous n’êtes pas l’organisateur, cliquez Modifier l’organisateur et entrez le nom de l’organisateur dans la barre de recherche (1a).
  2. Entrez l’adresse e-mail de l’invité (2) ou écrivez le nom d’une personne présente dans l’annuaire (2a ou b).
  3. Entrez un numéro de téléphone, si nécessaire.
  4. Cliquer Suivant.
  1. Sélectionnez une durée, une date de début, de fin et une heure.
  2. Choisissez un rappel, si vous le souhaitez.
  3. Cliquez Suivant.
  1. Sélectionnez un modèle d’invitation.
    Si vous n’avez pas créé votre propre modèle, sélectionnez le Modèle par défaut (Apizee).
  2. Sélectionnez une Langue.
  3. Cliquez Suivant.
    .
  4. Entrez un Nom de conférence, si vous le souhaitez.
  5. Modifiez les Options avancées, seulement si c’est nécessaire.
    – Choisissez si vous souhaitez contrôler l’entrée des participants.
    – Ajoutez un mot de passe pour entrer dans la session.
    – Laisser le choix aux participants d’entrer avec leur caméra et micro.
  6. Si vous avez renseigné l’adresse e-mail de l’invité, ajoutez un Message à votre invitation, si vous le souhaitez.
  7. Cliquez Finaliser.
    .

L’invitation est envoyée. L’invité reçoit un message avec le lien de la session.

  • Vous êtes connecté à votre compte.
  1. Dans le menu de gauche, cliquez Conférence.
  2. Dans la liste des conférences, repérez la session que vous souhaitez rejoindre puis, cliquez Rejoindre.
    .

    La fenêtre de la visio s’ouvre.
    .
  3. Autorisez le navigateur Web à accéder à votre caméra et votre micro.
    Si vous n’autorisez pas l’accès, les participants ne peuvent pas vous voir ou vous entendre.
    .
  4. Préparez-vous, vérifiez que votre micro et votre caméra fonctionnement correctement et cliquez Rejoindre la conférence.
    Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver le micro et la caméra avant de rejoindre la session. Vous pourrez les réactiver plus tard.
    .

    .
    .Attendez que l’invité rejoigne la session.

  • Vous avez reçu un message (SMS ou e-mail) vous invitant à une conférence.
  1. Cliquez sur le lien.
    .
  2. Entrez votre nom puis, cliquez Valider.
    .

    Si vous avez un compte Apizee, cliquez Se connecter.


  3. Cliquez le switch pour accepter les conditions puis, cliquez Valider.
    .
  4. Autorisez le navigateur Web à utiliser votre micro et votre caméra.
    Si vous n’autorisez pas l’accès, les participants ne peuvent pas vous voir ou vous entendre.
    .
  5. Préparez-vous, vérifiez que votre micro et votre caméra fonctionnement correctement et cliquez Rejoindre la conférence.
    Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver le micro et la caméra avant de rejoindre la session. Vous pourrez les réactiver plus tard.
    .

    Afficher la suite

    .

    Si vous souhaitez rejoindre la conférence par téléphone ou avec un QR code, cliquez Plus.
    Voici les différentes options :


    .

    .
    Vous êtes dans la salle d’attente.
    L’organisateur a été informé et il peut vous envoyer des messages.
    .

  1. Patientez le temps que l’organisateur accepte votre entrée en conférence..

La conférence commence.

Réglages Audio et Vidéo

  1. À droite, cliquez l’onglet Réglages.
  2. Cliquez Audio & vidéo.
  3. Dans les menus déroulants, choisissez la caméra, le micro et l’audio que vous souhaitez utiliser pour cette session.
  4. Cliquez Appliquer.
    .
    La session s’actualise avec les nouveaux réglages.
    .
  5. Pour plus de concentration durant la visioconférence, désactivez les notifications en bas du menu.

Réglages de la bande passante et résolutions

  1. À droite, cliquez l’onglet Réglages.
  2. Cliquez Avancé.
  3. Dans les menus déroulants, choisissez la bande passante, la résolution vidéo et audio que vous souhaitez utiliser pour cette session.
  4. Cliquez Appliquer.

La session s’actualise avec les nouveaux réglages.

Choisir la langue

  1. À droite, cliquez l’onglet Réglages.
  2. Cliquez Préférences.
  3. Dans le menu déroulant, choisissez la langue que vous souhaitez utiliser pour cette session.
  4. Cliquez Appliquer.

La session s’actualise avec les nouveaux réglages.

Pour plus de confort, basculer l'interface en mode sombre ou clair.
  1. À droite, allez dans Réglages.
  2. Cliquez sur le bouton switch pour basculer d'un mode à l'autre.

En haut de l’écran se trouve la barre d’appel.

  1. Cliquez la caméra et le micro pour les désactiver.
  2. Cliquez à nouveau dessus pour les réactiver.
    .
  • Vous êtes l’organisateur de la visioconférence.

Lorsqu’un participant se connecte à la conférence, il passe par une salle d’attente.

Le menu de droite de l’organisateur s’ouvre avec le nom du participant présent dans la salle d’attente.

  1. Si plusieurs participants patientent, cliquez Informer salle d’attente pour les informer d’un retard.
    Un message général est envoyé à la salle d’attente.
  2. Cliquez sur la bulle Message en dessous du nom, si vous souhaitez envoyer un message à un seul participant.
  3. Quand vous êtes prêt, cliquez Accepter sous le nom du participant pour lui permettre de rejoindre la conférence.
  4. Cliquez Tous pour autoriser tous les participants présents dans la salle d’attente à rejoindre la conférence.
    .

Plein écran

Basculez en mode plein écran afin de simplifier au maximum la vidéo de votre interlocuteur.

  1. Sur la vidéo, pour passer en plein écran, cliquez :
    .
     La vidéo s’affiche de la manière suivante :


  2. Pour sortir du plein écran, cliquez :

Vue simple / vue multiple

 

  1. En bas à droite, cliquez sur vue simple pour afficher en grand la vidéo de la personne de votre choix.
    a
  2. Cliquez sur vue multiple pour afficher la vidéo de plusieurs particpants à la fois.
    a

Picture-in-picture

Cette fonctionnalité permet de suivre la conférence tout en  regardant un deuxième écran ou une autre fenêtre que celle de la conférence.

  1. Sur la fenêtre de la conférence, pour passer en mode Picture-in-picture, cliquez :
     La vidéo de votre interlocuteur s’affiche en bas de votre écran :
    a
  2. Pour quitter le mode Picture-in-picture, cliquez :

Gérer les options d’un participant en particulier

  1. Cliquez sur les “” en haut à gauche de la vidéo d’un participant.
    .
    .
  2. Cliquez sur Couper l’audio du participant pour ne plus entendre ce participant.
    Les autres continuent de l’entendre.
  3. Cliquez Désactiver la caméra du participant pour ne plus voir sa vidéo.
    Les autres continuent de le voir.
  4. Cliquez Désactiver le micro du participant pour couper son micro à distance.
    Plus aucun participant ne l’entend.
  5. Cliquez Changer sa caméra pour activer une autre caméra de ce participant.
    Une demande est envoyé au participant. Cette option est possible seulement si ce participant possède plusieurs caméras.
  6. Cliquez Sortir de la session pour sortir ce participant de la conférence.
    .
    .

Activer et désactiver la caméra et le micro de tous les participants

  1. À droite, cliquez Actions organisateur.
  2. Cliquez Désactiver toutes les caméras.
    Toutes les caméras des participants sont coupées.
    .
  3. Cliquez Désactiver tous les micros.
    Tous les micros des participants sont coupées.

Vous participez à une visioconférence et vous souhaitez inviter une personne supplémentaire à rejoindre la session.

Envoyer une invitation par message avec un lien vers la visioconférence

  1. À droite, cliquez l’onglet Participants.
  2. Cliquez Inviter.
    .
  3. Entrez le contact de la personne.
  4. Entrez un message personnalisé et cliquez Envoyer l’invitation.
    L’invitation est envoyée. La personne a qui vous avez envoyé l’invitation reçoit un message avec un lien pour rejoindre la session.

Inviter à rejoindre par téléphone

  1. À droite, cliquez l’onglet Participants.
  2. Cliquez Plus.
    .
  3. Sous Rejoindre par téléphone, notez le numéro de téléphone et le code DTMF.
    .
  4. Envoyez-les au participant que vous souhaitez inviter.

Rejoindre la session avec un appareil connecté

  1. À droite, cliquez l’onglet Participants.
  2. Cliquez Plus.
  3. Sous Rejoindre par QR code, scannez le code avec votre appareil connecté.
  4. Sur votre appareil connecté, suivez les indications à l’écran et rejoignez la session.
  • Vous êtes organisateur ou un utilisateur authetifié. Vous souhaitez prendre une photo de la vidéo d’un participant.
  1. Passez votre souris sur la vidéo du participant et cliquez sur l’appareil photo en bas.
    .

    .La photo est prise. Le fichier s’affiche dans l’onglet Messages.
    .
  2. Cliquez le Crayon pour ouvrir le fichier dans le tableau blanc.
    .

    .
    Le tableau blanc s’ouvre.
    .
  3. Choisissez une couleur et une forme (crayon, flèche, cercle, rectangle) et dessinez sur l’image.
    Vous pouvez aussi annoter le fichier avec du Texte.
    .

    .
  4. Enregistrez votre travail.
  • Vous êtes organisateur ou un utilisateur identifié. Vous souhaitez montrer un endroit spécifique sur la vidéo d’un participant.
  1. À droite, cliquez l’onglet Actions.
  2. Cliquez Partager le pointeur.
    .
  3. Cliquez sur la video du participant pour afficher une marque sur la vidéo.
    .
  4. Quand vous avez fini, à droite, cliquez Pointeur partagé pour le désactiver.

En haut de l’écran se trouve votre barre d’appel.

  1. Cliquez l’écran pour lancer le partage d’écran.
    .
  2. Cliquez sur la miniature de l’écran que vous souhaitez partager.
  3. Si vous partagez une vidéo et que vous souhaitez que les participants entendent le son de cette vidéo, cochez la case Partager le contenu audio.
    Cette option est disponible sur certains navigateurs Web seulement.
    .
  4. Cliquez Partager.
    .
    Le partage d’écran commence.
    .
  5. Pour arrêter le partage d’écran, cliquez Écran partagé.
  1. À droite, cliquez l’onglet Actions.
  2. Cliquez Partager un fichier.
    .

  3. Sélectionnez le fichier.
  4. Cliquez Ouvrir.

Le document s’affiche dans l’onglet Messages.
.

Dans la fenêtre de discussion

  1. Vous recevez une notification sur l’onglet Messages, cliquez sur l’onglet.
  2. Cliquez sur la flèche à côté du fichier pour le télécharger.
    .

Le fichier est téléchargé.

Dans les Fichiers partagés

  1. Dans l’onglet Actions, cliquez Fichiers.
    .
  2. Cochez la case du fichier que vous souhaitez télécharger.
    Si vous souhaitez télécharger plusieurs documents, téléchargez un fichier après l’autre.
  3. Cliquez Télécharger.
    .

Le fichier est téléchargé.

Après une conférence

  1. .Cliquez sur la flèche à côté du fichier pour le télécharger.
    .
    Ou
  2. Cliquez Tout télécharger pour télécharger tous les fichiers en une seule fois.
    .
    .

Les fichiers sont téléchargés.
.

Si vous le souhaitez, vous pouvez récupérer ces mêmes fichiers sur un autre appareil.

Afficher la suite
  1. En bas à droite, cliquez Récupérer les fichiers.
    .
    .
  2. Entrez une adresse e-mail et cliquez Valider.
    .

    Un message vous est envoyé sur votre adresse e-mail.

    .
  3. À partir de votre autre appareil, ouvrez le message qui vient de vous être envoyer sur l’adresse e-mail communiquée plus haut.
  4. Cliquez sur le lien.
    .
    La fenêtre de fin de téléconsultation apparaît.
    .
    .

    Les fichiers partagés s’affichent sur la droite.

  • Vous êtes organisateur et vous souhaitez enregistrer la conférence en cours.
  1. À droite, cliquez sur l’onglet Actions organisateur.
  2. Cliquez Enregistrer la vidéo.
    L’audio de tous les participants sera enregistré par défaut.
    .
  3. Si vous souhaitez choisir parmi les vidéo à enregistrer, désactivez Enregistrer tous les flux.
  4. Sélectionnez les vidéos et cliquez Démarrer l’enregistrement.
    .
  5. Cliquez Arrêter l’enregistrement quand vous avez fini.
    .
    L’enregistrement est accessible à partir de votre compte Apizee. Dans la page de la conférence sous Fichiers partagés.
    .

En haut de l’écran se trouve la barre d’appel.

  1. Pour quitter la conférence, cliquez sur le bouton quitter.
    .
    La conférence est terminée.
  • La session est terminée et vous avez cliqué sur le bouton Quitter dans la barre d’appel.
  1. Cliquez Répondre au sondage.
  2. Cliquez l’emoticône qui correspond à votre opinion.
  3. Cliquez Valider.

La réponse au sondage de satisfaction est envoyée.

  1.  À partir du portail, dans le menu de gauche, cliquez Conférence.
  2. Dans la liste des conférences, repérez la session avec les personnes à qui vous souhaitez repartager le fichier et cliquez sur le crayon à droite.
    .

    La page de la conférence s’affiche.
    .
  3. Sous Fichiers partagés, sélectionnez les fichiers et cliquez Partager.
    .

    Une fenêtre apparaît avec les contacts des personnes présentes pendant la conférence.
    .
  4. Si vous souhaitez envoyer les documents à une autre personne, entrez son adresse e-mail ou son numéro de téléphone mobile.
  5. Cliquez Envoyer.
    .
    L’historique de partage indique le nombre de fichiers partagés et leur délai de validité.
    .

    Les personnes à qui vous avez repartagé les fichiers reçoivent un message avec le nouveau lien de téléchargement.
    .
    .
  • Vous êtes connecté à votre compte.
  1. À partir du portail, dans le menu de gauche, cliquez Conférence.
  2. Dans la liste des conférences, repérez la conférence que vous souhaitez suivre et cliquez sur le crayon à droite.
    .

     La page de la conférence s’affiche. Elle est composée des informations suivantes :
  • la date,
  • l’heure,
  • les participants,
  • les fichiers partagés pendant la conférence,
  • les enregistrements
  • l’historique de partage.
    .
  • Vous êtes manageur, administrateur ou superviseur
  • Vous êtes connecté à votre compte

Le menu statistiques vous permet d’avoir une vue globale avec des chiffres clés sur :

– Tous les appels et sessions réalisés avec un produit Apizee

– Toutes les réponses aux sondages

Statistiques - Sessions

Cette page Statistiques – Session répertorie toutes les sessions réalisées au sein de votre entreprise ou de votre structure.

Analysez facilement et suivez la progression, l’usage de tous les appels grâces aux chiffres clés, au diagramme et à la liste détaillée.

  1. Dans le menu de gauche, sous Supervision, cliquez Statistiques puis, Sessions.
    .
  2. Choisissez d’afficher le résultat pour une entreprise seulement, ou un groupe d’entreprises.
  3. Choisissez le nom de l’entreprise.
  4. Choisissez d’afficher le résultat pour un site ou un service en particulier.
  5. Choisissez un organisateur.
  6. Choisissez d’afficher le résultat pour une période donnée :
    • Cliquez sur un des boutons Jour, Semaine, Mois
      .
      OU
    • Choisissez une date de début puis une date de fin dans le calendrier.
      Vous pouvez afficher les résultats pour une période de 6 mois maximum.
  7. Cliquez Afficher.
    .
    Les résultats s’affichent en dessous.
    .
  8. Cliquez Exporter pour exporter le résultat de votre recherche au format csv.

Filtrer votre recherche
a.Filtrer par entrepriseAffichez le résultat pour :
  • une entreprise

  • une entreprise et ses sous-entreprises

  • les sous-entreprises d'une entreprise


Les entreprises affichées dans le menu suivant dépendent de votre sélection.
b.Filtrer par serviceAffichez le résultat pour un service en particulier.
Les entrées dans le menu service sont spécifiques à chaque entreprise. Elles correspondent aux entrées dans le menu de gauche sous Services.


Ce sont les entrées que vous avez vous-même configurées dans Configuration > Gestion des services.
c.Filtrer par organisateurAffichez le résultat pour tous les organisateurs, ou un en particulier.
L'organisateur est la personne qui a dirigé la session.
d.Réinitialiser les filtresCliquez Réinitialiser les filtres pour effacer tous les choix préalablement saisis et revenir aux filtres par défaut.
e.Filtrer pour une période donnéeAu choix :
  • Cliquez sur le bouton qui correspond à la période que vous souhaitez

  • OU
  • Sélectionnez la date de début et la date de fin dans le calendrier.
Chiffres clés
f.SessionsAffiche :
  • le nombre total de sessions effectuées durant la période et

  • la moyenne de sessions par jour.
g.ParticipantsAffiche :
  • une moyenne du nombre de participants pour une session et

  • le plus gros nombre de participants atteint lors d’une session.
h.Durée des sessionsAffiche :
  • la durée totale en minutes pour toutes les sessions et

  • la durée moyenne d’une session.

La durée est comptée à partir du moment ou les interlocuteurs entrent en communication, jusqu’au moment où ils quittent la session.
i.Nombre de minutes utiliséesSuivez la consommation des minutes par rapport au forfait auquel vous avez souscrit.
Les minutes sont comptabilisées de la manière suivante pour une session :
  • Il s’agit de la durée totale de la session en minute

  • par participant.


Chaque minute entamée est comptabilisée.
Par exemple : Si vous avez réalisé une session à 2 personnes pendant 10 minutes, alors le nombre de minutes utilisées est = 20.
Diagramme
j.Nombre de sessionsAffiche un diagramme avec le nombre de sessions par heure, jour ou mois, pour vous aider à mieux visualiser les pics et les baisses de sessions réalisées durant la période choisie.
Liste détaillée
k.Listes des sessionsAffiche le détail de chaque session (début, fin, durée, organisateur, nombre de participants…)
l.Information


Affiche les informations supplémentaires sur la session avec, notamment, une prévisualisation des messages et des fichiers partagés pendant la session.
m.QoS


Quality Of Service : Indicateurs sur la qualité de la session.

Il s'agit d'informations sur la qualité des flux de chaque participant.


C’est une fenêtre de contrôle pour diagnostiquer les pertes de flux et comprendre la qualité de l’appel.

Statistiques - Sondages

  1. Dans le menu de gauche, sous Supervision, cliquez Statistiques puis Sondages.
  2. Choisissez une date de début et de fin pour afficher les statistiques pour une période donnée.
  3. Filtrez les résultats du sondage en fonction du site ou du service.
  4. Cliquez Afficher.
    .
  5. Cliquez Details, si vous souhaitez voir les informations de chaque résultat.
    .

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