3. Administration

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À qui s’adresse cette partie?

Cette partie s’adresse aux administrateurs.

Que vais-je trouver dans la partie Administration ?

Je vais trouver toutes les indications nécessaires à la mise en place de ma chatbox.

 

Comment créer un compte utilisateur ?

Les administrateurs possèdent plusieurs menus qui leur sont réservés.

Le premier permet de créer des utilisateurs. Pour se faire, je me rends sur le menu Entreprise puis Utilisateurs.

 

Je clique sur Ajouter un utilisateur.

 

Pour la création d’utilisateurs 3 choix s’offrent à moi.

  1. Avec confirmation par email

Lorsque je vais renseigner l’adresse email de l’utilisateur que je souhaite créer, un email lui sera envoyé, lui demandant de créer son mot de passe.

2. Sans confirmation par email

Si je crée un nouvel utilisateur sans confirmation par email, je suis chargé de lui assigner un mot de passe.

Je peux choisir d’attribuer un mot de passe créé aléatoirement, en cliquant sur l’icône Générer.

3. A partir d’un fichier CSV

L’utilisation de la méthode d’import par fichier CSV est généralement utilisée pour la création de nombreux comptes utilisateurs.

 

Une fois le compte créé, je dois donner à l’utilisateur les autorisations que je souhaite (Agent, Superviseur, Administrateur, Expert). Je reviens pour cela sur la page Utilisateurs.

 

 

J’active ou désactive les rôles en cliquant sur le bouton ON/OFF.

Pour connaître les spécificités de chacun des rôles, je me réfère à la partie s’y reportant.

À noter : Pour le module de chat, seuls les rôles de superviseur et d’agent sont utiles (le rôle Expert n’est pas utilisé dans le module de chat).

 

Une fois l’utilisateur créé je peux cliquer sur le bouton crayon pour ajouter des informations complémentaires sur chacun des comptes. Certains champs sont obligatoires :

Dans l’onglet Paramètres j’indique le nombre de chats maximum que pourront gérer les agents simultanément.

 

Comment créer le site et autoriser les agents à répondre aux visiteurs ?

Créer le site

Pour que les conseillers puissent répondre aux chats il faut qu’ils aient le rôle d’agent (voir la méthode ci-dessus)

Pour créer le site je me rends dans la partie Administration > Configuration puis Gestion des Sites & Hotlines.

Je clique ensuite sur Ajouter un site

.

 

 

Je remplis les informations nécessaires. Les informations d’aide pour se rappeler à quel site j’assigne les box de chat. Les adresses n’ont pas besoin d’être strictement identiques à mon vrai site.

Je valide et j’accède à la page Installation manuelle.

 

Je peux enfin ajouter la box de chat à mon site web. Je peux utiliser les plugins GCS pour les différents CMS disponibles.

Si je développe mon propre site je peux ajouter directement les lignes inscrites avant le tag en bas de la page HTML.

Je peux également vérifier que ma configuration est bonne en cliquant sur Tester mon module après avoir défini les agents qui vont répondre aux chats.

Configurer les agents qui vont répondre aux chats

Pour configurer les agents qui vont répondre aux chats je retourne dans le menu Gestion des Sites & Hotlines. Je peux y voir que mon site est créé, je clique à droite sur le bouton crayon .

Je clique sur Configurer dans la partie verte Conseillers. Dans ce menu je vais pouvoir assigner les agents qui répondront aux chats, en leur attribuant différentes priorités.

Pour autoriser mes agents à répondre aux chats je les sélectionne en cliquant sur leur nom et je les fais glisser dans la colonne de droite en fonction de la priorité choisie

Les agents que je définis en Haute priorité seront plus souvent visibles sur le chat que ceux définis en Basse priorité.

Lorsque cette opération est effectuée, je peux me rendre dans la partie Gestion des sites et hotlines et je peux Tester le module quand mes agents sont connectés.

 

 

Comment changer d’offre ?

 

Je souhaite changer d’offre car je souhaite ajouter des conseillers supplémentaires. Pour ce faire je me rends sur Entreprise -> Utilisateurs. Je peux voir le bandeau rouge en haut qui stipule que j’ai assigné toutes les licences pour ma souscription à Apizee Contact. J’appuie sur Ajouter.

J’arrive ensuite sur la page de souscription.

Je souhaite modifier mon offre Apizee Contact, je clique sur Editer.

Je souhaite ajouter 2 utilisateurs. Je modifie donc directement le nombre d’utilisateur dans le formulaire. Ensuite j’ai 2 possibilités lors du paiement de mon abonnement, le paiement mensuel ou la souscription annuelle. L’avantage de la souscription annuelle est le tarif qui est réduit.

Je souhaite souscrire à l’offre mensuelle, je remplis les informations nécessaires à ma commande.

Enfin je valide en indiquant mon numéro de CB.

Une fois la commande effectuée je peux ajouter mes utilisateurs (voir section “Comment créer un compte utilisateur ?”).

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